Conseils pour un intranet RH performant !

Le portail e-RH est une solution qui s'impose de plus en plus dans les grands groupes. Cet intranet dédié aux employés de l'entreprise amène de nombreux avantages :

• Gain de productivité immédiate (l'information est disponible à tout moment, l'absence d'un(e) GRH n'est plus un facteur bloquant)
• Rappel des obligations administratives (par exemple : procédures administratives pour prendre un congé parental…)
• Redéfinition des fonctions et des interlocuteurs clefs du département RH (un Who's who qui évite au responsable Comp&Ben de répondre à des demandes de mobilité interne…)
• Suivi des échéances (quels sont les mois pivots dans le cycle annuel de la formation,…)
• Disponibilité des dernières informations des prestataires externes de l'entreprise (par exemple, la dernière brochure de la complémentaire santé détaillant les remboursements. Ce qui permet d'éviter de faire des emails à chaque mise à jour. Emails souvent perdus dans le méli-mélo des boites de réception)
• Plus grande transparence de la fonction RH (Non, les RH ne sont pas les gobelins de la direction tenant informés que leurs amies de la machine à café…)
• Accompagnement au changement (via des flashs news tenants informés les employés des projets stratégiques en cours)
• Développement des compétences (l'employé a plus de visibilité sur son positionnement dans l'entreprise et son évolution possible – grille de rémunération accessible, bourse à l'emploi didactique en fonction des chemins de carrière possibles…)
• Assistance au management (le manager est capable de répondre facilement au questionnement de ses collaborateurs via cette plateforme)
• Visibilité des formations disponibles (il est beaucoup plus aisé pour les responsables formations de mettre en place des indicateurs qualité sur un catalogue formation dont certaines étaient oubliées auparavant…)

Il existe aussi un avantage de réduction du personnel support quand il s'inscrit dans une stratégie d'entreprise. Ainsi France Telecom a diminué de 80% son équipe RH grâce à l'e-RH. (Lire l'interview de Bernard Merck, Directeur délégué à la DRH du groupe France Telecom)

Bref, vous avez compris, le portail RH est un réel outil de performance. Mais tout est-il merveilleux pour autant ?

L'infobesité, l'ennemi de l'intranet RH.

La grande force du Web 2.0 est l'accès à l'information permanente. Mais très rapidement, l'utilisateur peut se retrouver dans le labyrinthe de Dédale où sans fil d'Ariane il se retrouve face au Minotaure de la chronophagie. La masse d'information ne cessant jamais d'augmenter, l'intranet RH peut produire l'inverse de l'effet désiré. En clair, l'utilisateur se dit « je ne m'en sors pas pour trouver l'information, donc je repasse aux anciennes méthodes ! ». Nous avons donc des sollicitations auprès du manager qui doit chercher aussi l'information (double recherche..), des RH qui cherchent aussi l'information (« Mais si c'est sur l'intranet ! Où ? Je ne sais pas mais c'est là ! Il faut mieux chercher» - je l'ai entendu plus d'une fois…) et au bout du compte tous les bénéfices du portail RH disparaissent. Alors comment l'éviter ?

Savoir rendre utile et efficace son intranet

J'ai été sollicité récemment comme conseil auprès d'un cabinet stratégique sur ce sujet précis. Mon expérience et mes recherches m'amènent à dresser une liste de recommandations qui assurent un succès réel de l'intranet RH auprès de tous les collaborateurs

• Travailler sur l'ergonomie. L'ergonomie idéale est la suivante : le design est au service du contenu et non l'inverse. Cela peut paraitre simple, mais il se trouve de nombreux sites RH prisonniers d'une charte graphique corporate et de ses patterns (reproduction identique de la mise en forme et de la navigation du site internet de l'entreprise). Si retrouver les mêmes codes couleurs est un basique, la facilité d'utilisation avec un maximum de confort et d'efficacité est indispensable. C'est pourquoi il est important de se libérer des contraintes des technologies propriétaires. Pensez au succès de l'iPhone d'Apple et de son ergonomie redoutable. Tous les Smartphones ont adopté ensuite cet exemple. N'hésitez pas à innover en vous faisant conseiller par des web designers !
• Donner des informations pertinentes ! Les accords d'entreprises se doivent d'être aisément consultables mais vous n'êtes pas obligés de fournir ceux des dix dernières années. Personne ne les lira. Et faire une synthèse de chaque accord permet de gagner un temps précieux. Rien ne vous interdit de le faire. Le tout étant que les informations disponibles sur l'intranet soient validées, fiables et régulièrement mises à jour.
• Un outil de recherche performant. Si le modèle Google est un incontournable, donnez la possibilité d'une recherche avancée par grands thèmes ou mieux avec des exemples de recherches booléennes. Pédagogie, encore et toujours !
• Des contenus dans les langues de l'entreprise. Si votre entreprise est internationale, les données se doivent d'être traduites dans les langues du groupe. Donner des informations en français sur les règles de l'entreprise est inutile pour des non-francophones. Or si vous pensez mobilité internationale, l'accès à ces informations est essentiel pour les futurs expatriés. (je reviendrai dans un autre article sur ce sujet)
• Permettre de publier des informations. Trop souvent les entreprises voient leur intranet comme étant un outil de leur logique « Top-Down ». N'oubliez pas que le Web 2.0 est une invention de la Génération Y qui ne jure que par les relations transverses. Si vous voulez donner à vos collaborateurs l'image d'une vie interne réactionnaire (avec rétention d'informations), votre intranet deviendra très rapidement comme votre vision du management….un fossile ! Créez des espaces d'échanges entre collaborateurs. Un forum avec des catégories métiers permettra de réelles discussions constructives pour peu que votre charte de communication soit claire et facilite la liberté d'expression. Techniquement c'est très facile. Culturellement, c'est une autre histoire. Tout dépend de votre entreprise et de votre vision de la fonction RH (simple support ou fonction décisionnelle et créatrice d'innovation ?)
• Permettre de paramétrer son interface graphique. De plus en plus d'outils sont paramétrables (dans une certaine limite) par les utilisateurs. Regardez iGoogle où vous pouvez personnaliser les informations que vous désirez en moins de 30 secondes. La plate- forme Saas PIXID, une plate-forme de gestion complète des intérimaires, propose ce type de service qui est très prisé des utilisateurs. Le credo de l'utilisateur étant « je choisis les informations qui me sont nécessaires et je supprime celles qui m'encombrent».
• Un accès illimité et obligatoire. Afin de générer un trafic utile et productif, il faut pouvoir accéder à l'intranet à distance. De plus, certaines informations ne doivent être disponibles que sur votre portail RH et pas ailleurs. Faites gagner du temps à vous et aux autres.
• Faites vivre votre intranet ! L'intranet est votre image de marque auprès de vos collaborateurs. Faites le vivre ! Les actualités datent d'il y a 3 mois ? C'est trop vieux ! Qu'avez-vous fait depuis tout ce temps-là pour l'entreprise, que s'est-il passé de nouveau ? Partagez-le ! Vivre dans une entreprise vivante et en mouvement est un facteur de motivation essentiel. Trouvez l'équilibre entre la quantité d'informations données et sa périodicité. Les arrivées peuvent faire l'objet d'une news et d'une mise à jour de l'organigramme. N'oubliez pas que l'intranet doit être un outil d'intégration et de cohésion interne. Au-delà de la paix sociale, visez le plaisir d'être et de communiquer ensemble !

Nouvel outil, nouvelle culture !

Les technologies de l'information nous font abandonner « les mentalités en silos ». Dans le cadre de la société française très attachée à la distance hiérarchique, c'est une vraie révolution ! Pouvoir « chater » avec son N+2 sans prévenir son N+1 bouscule les habitudes des anciennes générations, mais c'est le principe même du Social computing.

« Le Social Computing n'est pas une mode. Ni quelque chose que vous pourrez éviter, vous ou votre société. Graduellement, le Social Computing va impacter presque tous les rôles, dans tous les types de sociétés, dans le monde entier. Les entreprises doivent appréhender le Social Computing graduellement, et s'inspirer des meilleures pratiques des entreprises qui ont franchi les premiers pas. » Source : Forester Research

Bref, place à l'innovation et au changement ! Mais êtes-vous prêts ?

Pour aller plus loin, je vous recommande l'excellent livre de Bernard Just – Pas de DRH sans SIRH – Editions Liaisons.

A propos de l'auteur de cet article : Tour à tour créateur d'entreprise dans le field marketing, responsable grands comptes pour le groupe PPR, chasseur de têtes Europe au Luxembourg, consultant en recrutement dans l'IT, consultant RH en interne, Jonathan Tilly a travaillé pendant plusieurs années pour et avec le top management de grandes entreprises internationales. Titulaire d'un Master2 RMDRH obtenu à l'IGS de Paris, il apporte sa vue atypique du monde des ressources humaines et de l'entreprise. Retrouvez-le sur Viadeo ou LinkedIn.